Ik stuur ff een mailtje naar hen toe om te zeggen dat dat niet hoeft.

De meeste bedrijven hebben al zo'n chatboxje voor het personeel, ik persoonlijk vind het veel handiger dan mailen. Maar soms moet je ook deze berichten opslaan (als plaatje) in een document, al is het maar dat er bewijs voor iets is mocht dit nodig zijn. En zo gaat er dus eigenlijk toch weer tijd verloren en kost het op een andere manier dataopslag al is dit minder dan e-mail opslag.

Mail is heel simpel in een bedrijf uit te roeien: zorg ervoor dat er geen mail programma geïnstalleerd wordt.

Waarom zou je dat willen??

Als je vervolgens toch wat anders gaat verzinnen om te communiceren.

Veel werknemers bewaren al hun emails ook nog eens forever. Dat is vaak over de tien gigabytes, die schijfruimte opvreten en servers belasten. Kost allemaal geld, net als de uren die ermee gemoeid zijn.

Aangezien de werkgever dat ook doet, in het kader van dossiervorming, niet geheel onverstandig. Maar het is tekenend voor het wantrouwen dat overal heerst.

Mail is best nuttig, maar je moet het voor de juiste dingen gebruiken.

Advertenties en nieuwsbrieven? Liever niet op het werk.

Een berichtje om iemand op de hoogte te houden, of een vraag? Doe dat gerust per mail.

Een probleemoverleg, discussie, vergadering? Doe dat liefst in real life en anders via een platform dat niet iedereen spamt met elk bericht.

En stel een goede mailpolicy in. Is een mail klaar, verwerkt, beantwoord of niet meer nodig? Als het ooit teruggezocht moet worden: archiveren (dus uit het Postvak IN), anders verwijderen.

Op dit moment bevat mijn mailbox 8 mails. Vier waar ik nog actie op moet ondernemen, en vier waar anderen actie op moeten ondernemen. De rest is verwijderd of gearchiveerd. Wat een rust!

Een soort interne Facebook zou hiervoor ideaal zijn. Je kunt persoonlijke chat berichten versturen. Posten op je 'wall' voor dingen die meer mensen moeten weten en weet ik het.

Dar zijn verschillende oplossingen voor. En harde schijf ruimte mag tegenwoordig niet echt een probleem zijn. Een 4TB heb je onder de 200 EUR. Maal 2, omdat je met RAID wil werken en nog een keer maal 2 omdat je twee servers wil gebruiken.
Ben je klaar voor nog geen 1000EUR voor 4TB.

Het probleem zijn niet de emails zelf, maar de bestanden die doorgestuurd worden. Even een excel doorsturen, aanpassen, terugsturen, aanpassen, is het goed zo? Oh, dat was niet de laatste versie ...
Dat zit je ineens aan veel.

Wat je moet hebben is een eenvoudige, snelle en veilige manier om documenten te delen. Link doorsturen en klaar. Iets als Google Drive, maar dan onsite.

Oh en zet de HTML standaard af. Dat scheelt al een heleboel ruimte.

Ik moet wel lachen om dit bericht...
Rond 2000 zat ik op een paar projecten onder de vlag van Atos-Origin.
Veel lastige zaken verzanden toen al in de Email,
en waren niet te regelen...
Tenzij je officieus in de wandelgangen ging koffie drinken met belanghebbenden en dan in een officiële meeting een goed doorgekouwd voorstel deed.

@houghi:
Excel is inderdaad een vreselijke byte-vreter.
Ik heb bestanden door de jaren verwerkt en bij elke voor versie of release werden de bestanden exponentieel groter zonder dat er wezenlijk functionaliteit was toegevoegd.
.

Laatste edit 26-02-2014 18:42

het is geloof ik niet omdat ze terug willen naar handgeschreven papieren brieven
die handgeschreven papieren brief is trouwens een probaat middel om 'officiele instanties' werk te bezorgen, weet ik uit ervaring

gewoon allemaal een google accountje aanmaken komt het allemaal goed

Alsof de stapels papieren memo's in je eigen postvakje zo'n enorm feest waren voor de tijd van de masale e-mails...